Konzept – Langfassung

Projektmanagement und Kommunikation (verlängerte Konzeptfassung)

Vielleicht nicht auf den ersten, aber spätestens auf den zweiten Blick werden Sie erkennen: Trotz ihrer inhaltlichen Verschiedenheit gehören diese beiden Professionen untrennbar zusammen, zumindest dann, wenn Sie bei der Planung und Durchführung von Projekten Erfolg haben wollen. Dabei ist es unerheblich, welcher Art die Projekte sind, in welcher Größe bzw. Umfang oder wie, mit wem und in welchem beruflichen oder privaten Umfeld sie umgesetzt werden sollen.

Mit unserem  Konzept verzahnen wir die komplexe Projektarbeit mit der erforderlichen Kommunikation, die nicht nur innerhalb des Teams in der Projektgruppe gelingen muss, sondern auch bei der Präsentation der Ergebnisse für den Auftraggeber oder die Öffentlichkeit.

Im Training „Projektmanagement und Kommunikation“ lernen die Teilnehmer, sowohl Projekte zu managen, als auch Kommunikation erfolgreich zu nutzen. Wir setzen dabei auf aktives Lernen durch Erfahren und Erleben. Schwerpunkte unserer Seminararbeit sind deshalb praktische Übungen und Simulationen, die wir mit der Kamera begleiten. So wird ein Projekt vorgegeben, das von den Teilnehmern in einer Modellsituation schrittweise umgesetzt werden soll. Dabei werden an der jeweiligen Simulation alle Phasen der Projektarbeit durchlaufen. Die Teilnehmer lernen dabei kritische Situationen zu erkennen, Stolpersteine zu umgehen und mit Stresssituationen professionell umzugehen.

Die dabei stattfindende Kommunikation innerhalb des Teams, die Diskussionen um den richtigen Weg mit den richtigen Leuten und den richtigen Einsatz von Ressourcen, wird mit der Kamera begleitet und später gemeinsam ausgewertet. Gleichermaßen werden mögliche Gespräche mit dem Auftraggeber bzw. der Öffentlichkeit über notwendige Änderungen im Projektprozess und natürlich schließlich die Präsentation des Projektes filmisch festgehalten und besprochen. Das Training zeigt jedem Teilnehmer individuell auf, wie er sich innerhalb der Gruppe oder auch im Einzelgespräch verhält, wo Konflikte provoziert worden sind, die Kommunikation versagt hat und vor allen Dingen, wie man dies ändern und verbessern kann. Das geschieht in individuellen Coaching-Gesprächen, aber auch in Gesprächen mit der ganzen Gruppe.

Projektmanagement-Training

Das Training beginnt der Frage, was ein Projekt überhaupt ist und welchen Stellenwert es im Unternehmensportfolio hat. Der Umgang mit dem jeweiligen Vorhaben ist, unabhängig von seiner Komplexität, von großer Bedeutung und die Basis für den gewünschten Erfolg. In diesem Zusammenhang arbeiten wir die Vorteile einer strukturierten Vorgehensweise heraus. Sie gibt vor, in welchen Zeiträumen beispielsweise welche Aufgaben erledigt werden müssen, wer dafür verantwortlich ist, welches Material erforderlich ist, wer es beschafft, abrechnet und wer das Ergebnis gegenüber dem Auftraggeber verantwortet und präsentiert. Das Ordnen aller Tätigkeiten in eine optimale Struktur ist der Anfang des Erfolgs, wobei das Ziel über den gesamten Prozess im Blick behalten werden muss.

Ein strukturiertes Projektmanagement hilft Ihnen zu erkennen, welche Überlegungen im Vorfeld zu berücksichtigen und welche Einflussfaktoren zu beachten oder gegebenenfalls zu ändern sind um mit Ihrem Projekt erfolgreich zu sein.

Zusammenarbeit in Projekten | Ziele des Projekts

Teamarbeit bedeutet immer, dass man mit unterschiedlichen Menschen –  fröhlichen wie verhaltenen, lauten wie leisen, zufriedenen wie unzufriedenen – erfolgreich und zielorientiert zusammenarbeitet. Diese Gruppe muss in einem festgelegten Zeitraum eine bestimmte Aufgabe erfüllen, dabei spielt der Projektanfang eine ganz besondere Rolle. Man muss das Team organisieren, Aufgaben verteilen und vor allen Dingen die Projektanforderungen systematisch analysieren.

Darüber hinaus müssen alle unmittelbaren, aber auch mittelbaren Beteiligten eines Projektes bekannt sein, dazu gehören auch mögliche Widersacher. Es ist wichtig zu wissen, welche Beweggründe bei Widerständen gegen das Projekt eine Rolle spielen. Darum ist bei allen Projekten die Untersuchung des Projektumfeldes überaus wichtig. Das Sondieren der so genannten Stakeholder ist für den Projekterfolg von erheblicher Bedeutung. So kann das richtige Einschätzen der Stakeholder bedeuten, das Projektziel und dessen Ablauf möglicherweise schon in der Planungsphase zu korrigieren, um den Erfolg abzusichern und eventuellen Konflikten vorzubeugen.

Strukturierte Vorgehensweise des operativen Projektmanagements

Oft genug scheitern Projekte, weil wichtige Eckdaten nicht abgefragt werden und es deshalb unweigerlich zu Fehlplanungen kommt. Aus diesem Grund sind genaue Kenntnisse und detaillierte Informationen über das beauftragte Projekt von grundlegender Bedeutung.

Im Seminar wird an einer Fallstudie erarbeitet, welche Eckdaten für die erfolgreiche Umsetzung eines bestimmten Vorhabens erforderlich sind. Diese werden dann präzise analysiert und strukturiert, damit das Projekt zielorientiert beginnen kann.

 Das Salz in der Suppe

Natürlich können bei der Projekt-Planung und  -Umsetzung Schwierigkeiten durch sich verändernde Bedingungen oder im Vorfeld nicht absehbare Unwägbarkeiten auftreten. Daraus entstehen häufig Konflikte bzw. Krisen im Projektablauf, die bewältigt werden müssen, um das Gesamtprojekt nicht zu gefährden. Der professionelle Umgang mit diesen Konflikten, das Ausloten von Alternativen werden im Training simuliert. Dabei lernen Sie, mögliche Risiken zu erkennen, diese zu analysieren und in den Planungen von Anfang an zu berücksichtigen. Aus diesen Risiken ergeben sich manchmal weitergehende und oft unvorhergesehene Chancen, die ein Projekt beflügeln und sogar positiv weiterentwickeln können.

 Auftritt und Wirkung im Team

Insbesondere wenn man eine Führungsaufgabe übernommen hat, ist der erste Eindruck, den man im Team hinterlässt, entscheidend. Dieser Gesamteindruck setzt sich aus unterschiedlichen Wirkungskomponenten zusammen, beginnend mit ansprechender Kleidung über einen professionellen und strukturierten Auftritt in Gesprächen, einer klar artikulierten und verständlichen Sprache bis zu einem situativ angemessenen Einsatz von Mimik, Gestik und Stimme. Wir geben Ihnen Hinweise für einen überzeugenden Auftritt. Kurz: Wir optimieren Ihre Performance.

Die Arbeit mit Videoaufnahmen, bei denen jeder Teilnehmer sich selbst sieht bzw. erlebt und dadurch erfährt, wie er wirkt, wird ergänzt durch Übungen. Durch die intensive Arbeit mit dem Trainer wird der Auftritt individuell und sichtbar optimiert – auf der Grundlage aktueller Kommunikationswissenschaft. Ziel unseres Trainings ist, die Präsentation jedes Einzelnen nach den eigenen Wünschen und Vorstellungen zu professionalisieren – denn Erfolg ist kein Zufall.

 Die Struktur

Will man Menschen für ein Thema begeistern, hat man gerade einmal 15 Sekunden Zeit, das Interesse der Gesprächspartner zu wecken, innerhalb von 30 Sekunden sollte man eine Botschaft in ihren Schwerpunkten präsentiert haben.

Eine große Herausforderung bei allen Auftritten, sei es gegenüber Mitarbeitern, dem Team, dem Auftraggeber oder der Öffentlichkeit ist: Wie formuliere ich präzise, knapp, verständlich und eindeutig? Wie erreiche ich dabei Verbindlichkeit, Glaubwürdigkeit und Sympathie bei meinen Zuhörern? All dies sind Komponenten für eine erfolgreiche Kommunikation. Sie wollen verstanden werden, sich durchsetzen und gleichzeitig überzeugend sein.

Daher liegt ein weiterer Schwerpunkt auf der Erarbeitung von Inhalten und deren logischem Aufbau. Wir vermitteln Ihnen Kenntnisse über Strukturierungshilfen, die es ermöglichen, auch in sehr kurzer Zeit die wichtigsten Informationen zu transportieren. Sie lernen, Ihre Botschaft in Kernsätzen zu strukturieren, mit Hilfe der Stimme und sprachlicher Gestaltungsmittel Hauptpunkte und Unterpunkte zu markieren – so bildet sich für Ihre Zuhörer ein logischer “roter Faden“.

Individualtraining | Glaubwürdigkeit | Verbindlichkeit | Verständlichkeit

Ihre Stärken und Entwicklungspotenziale arbeiten wir für jeden einzelnen in unserem Training explizit heraus. Mit unterschiedlichen theoretischen und praktischen Übungen, auch vor laufender Kamera, analysieren wir Ihre Kommunikationsfähigkeit. Wir geben Ihnen Hinweise zu Ihren Verhaltensmustern und erarbeiten ggf. Alternativen. In diesem Modul trainieren Sie mit unserer Unterstützung Ihren Auftritt in Inhalt und Form zu Themen aus dem simulierten Projekt oder einem Projekt aus Ihrem Unternehmen.

 Medienarbeit

Corporate presentation Gerd Rapior

Wenn ein Projekt gelingt und erfolgreich abgeschlossen werden kann, kann man im Grunde zufrieden sein.

Aber möglicherweise möchten Sie Ihren Erfolg präsentieren – das Projekt in Ihrem eigenen Unternehmen stärker darstellen oder auch neue Kunden gewinnen.  An dieser Stelle geht es um eine richtige und Erfolg bringende Vermarktung.

Viele Projekte haben eine große Öffentlichkeitswirkung, weshalb auch der professionelle Umgang mit den Medien bedeutsam ist – ein wichtiger Baustein des Seminars ist professionelle Medienarbeit. In der modernen Kommunikationsgesellschaft sind Medien quasi unverzichtbar geworden. Mit dem strategisch klugen Einsatz von Medienarbeit kann auch Ihr Projekt davon profitieren.

Unser Ziel ist es zu vermitteln, wie ein Projekt intern wie extern öffentlichkeitswirksam vermarktet werden kann. Jede Presseaktivität kann werbewirksam sein, zumindest dann, wenn diese Gelegenheit optimal genutzt wird.

Im Training werden in diesem Zusammenhang neben dem Umgang mit den Multiplikatoren im Hause auch die Arbeit mit der Presse thematisiert und trainiert. So lernen Sie etwas über Vorgespräche mit Journalisten, Medienstrategien, den Auftritt vor der Kamera oder dem Hörfunkmikrofon, auf Pressekonferenzen oder in Pressegesprächen, Statements oder Interviews.

Wir gehen in diesem Modul der Frage nach, wie man die Medien für sich nutzen kann und wie eine professionelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit funktioniert. Das beginnt mit dem Aufbau von Medienkontakten, geht weiter über die Aufbereitung der Themen nach Grundsätzen journalistischer Arbeit. Die Medienarbeit selbst ist ein wichtiges Projekt im Projekt, das ebenfalls nach den Grundsätzen des Projektmanagements abgewickelt werden sollte.

 Krisengespräche

Die häufigste Ursache für Probleme während eines Projektes ist misslungene oder missverstandene Kommunikation. Diese führen nicht selten zu Konflikten oder gar Krisen, die das Projekt an sich gefährden können. Dann ist es notwendig, dass die Beteiligten schnell in einen lösungsorientierten Dialog kommen. Wir trainieren mit Ihnen solche Krisengespräche unter Verwendung von Methoden, die sich besonders für eine konstruktive Kommunikation eignen.

In diesem Zusammenhang üben Sie auch das richtige Verhalten gegenüber den Medien, damit das negative Interesse der Journalisten so schnell wie möglich wieder abflaut. Dabei ist das Ziel, dem eigenen Projekt nicht zu schaden und einen möglichen Imageverlust wieder auszugleichen.

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