Die Idee

Projektmanagement

Eigentlich weiß es jeder: erfolgreiche und gut durchdachte Projekte müssen immer optimal geplant und vorbereitet, unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten und der professionellen Verwendung aller Ressourcen umgesetzt und nachbereitet werden. Wenn das zur Zufriedenheit aller, auch der Auftraggeber, geschafft ist, hoffen die “Macher“ natürlich auf eine umfangreiche und positive Berichterstattung. Schließlich man in vielen Fällen der Welt erzählen, was da im Kleinen wie im Großen vollbracht wurde. Doch nicht selten bleibt diese aus. Im Gegenteil: oft hagelt es öffentliche Kritik, die Projektmanager fallen aus allen Wolken. Sie haben die psychologische Wirkung Ihres Projektes nicht bedacht bzw. falsch eingeschätzt. Und oft sorgt ein fehlerhafter oder unprofessioneller Umgang mit der Presse für mangelnde oder schlechte Berichterstattung. Eine professionelle Pressearbeit ist nach Einschätzung der wichtigsten Experten in dem heutigen Medienzeitalter unverzichtbar.

Medienarbeit

Es ziehen gerade nicht nur die Projekte, „die die Welt verändern“, das Interesse von Journalisten auf sich. Projekte jeder Art, ob nun große oder mittlere Projekte oder die im Miniformat. Relevante Veränderungen und Weiterentwicklungen können reichlichen Zündstoff beinhalten, haben Gesprächswert und sind daher für die Medien äußerst interessant. So sehen sich Projektmanager zwangsläufig Interviewanfragen vom Fernsehen, dem Hörfunk und den Printmedien ausgesetzt. Dann stellt sich immer die Frage, ob und wie stelle ich mich den Fragen, wie gehe ich am besten mit der Journaille um, wie bereite ich mich auf das Interview vor, wie funktioniert es mit der Freigabe von Zitaten, welche Rechte habe ich als Interviewgeber, wie schaffe ich eine positive Berichterstattung, wie komme ich “gut rüber“ und wie nutze ich professionell den Medienauftritt zur Verbreitung meiner Botschaften. Dabei geht es häufig auch um die Vertraulichkeit von Hintergrundinformationen, um mögliche und verbindliche Verabredungen mit den Journalisten und um die Formalismen der Pressekonferenzen, Presse- und Hintergrundgespräche.

Eine gute Presse “ist Gold wert“, so sagt der Volksmund, weil sie die positive Berichterstattung der Projekte in vielfältiger Weise fördern kann. Sie wirkt auch schon im Vorwege, kann positiven Einfluss auf Entscheider, die so genannten Stakeholder, nehmen, die Wichtigkeit und Priorität eines Projektes unterstreichen und vermeintlichen Widerständen in der Öffentlichkeit vorbeugen. Darüber hinaus stärkt sie das Vertrauen bei Partnern, Investoren und Auftraggebern und ist eine Werbung für das Projekt zum NULL-Tarif.

Interview Internet Gerd Rapior

Oft machen Projektmanager keine guten Erfahrungen mit der Presse, schätzen die Gespräche und den Umgang mit Journalisten als eine schwierige Kommunikationsaufgabe ein. Sie fühlen sich unrichtig zitiert, ordnen die Berichterstattung als oberflächlich ein und ärgern sich über die Veröffentlichung von internen Informationen. Kein Wunder, denn in der Tat denken und arbeiten Journalisten und Projektmanager völlig unterschiedlich. Der Projektmanager berichtet gern und ausführlich über technische Details, die letztlich nur den Spezialisten geläufig sind. Der Journalist kann diese als Nicht-Spezialist zum Teil überhaupt nicht nachvollziehen, es kommt zu Missverständnissen und möglicherweise unrichtiger Berichterstattung.  Denn seine Aufgabe ist es, diese Informationen für die Leser, die Radiohörer und Fernsehzuschauer aufzubereiten und diesen allgemeinverständlich zu übermitteln. So muss er technische Erläuterungen schlagwortartig vergröbern und Sachverhalte verkürzen. Nicht nur das: ein Journalist ist nicht per se der Werbeträger für ein Projekt, sondern hört sich auch Gegenmeinungen an und berichtet im Zweifel kritisch. Ziel der Projektmanager muss es sein, die Gunst eines Journalisten durch eine professionelle Pressearbeit für sich zu „ erobern“.

Dazu gehört unter anderem, dass der Projektmanager schon im Vorwege den Medien Hilfestellung leistet. Das beginnt mit einer journalistisch verfassten Presseinformation, die nach Inhaltsstrukturen aufgebaut ist. Wichtig ist auch das Herausarbeiten journalistischer Kernbotschaften und die  Verwendung von Analogien und bildhafter sowie umgangssprachlicher Texte. Dabei sollte man versuchen die Interessenlage der Rezipienten im Auge zu behalten, also welche Vorteile das Projekt für den Anwender oder sogar die Menschen hat.

Das alles ist Handwerk und erlernbar. Genauso wie die Frage, zu welchem Zeitpunkt, welche Informationen bei welchen Medien eintreffen sollten. Das „Timing“ ist wichtig, weil sonst die Gefahr besteht, dass eine gute Geschichte über das Projekt „verpufft“. So muss man wissen, welche Themen derzeit Gesprächswert haben, wie die Abläufe in den Redaktionen sind, wie diese „ticken“ und worauf es im Umgang mit dem Fernsehen, dem Hörfunk und den Printmedien ankommt. Der Projektmanager sollte prüfen, ob das Timing eines geplanten Interviews zum Timing des Projektes passt. Gerade dann, wenn äußere Einflüsse, zum Beispiel Wahlen, Bürgerproteste oder andere wichtige Ereignisse anstehen, ist das von besonderer Bedeutung. Werden Fehler in diesem Zusammenhang gemacht, können diese manchmal ein Projekt sogar existenziell gefährden.

So sollten die Phasen von der Interviewanfrage, der Interviewzusage, der Vorbereitung, dem Vorgespräch, dem Interview selbst, bis hin zur Abstimmung von Zitaten professionell und minutiös geplant werden. Dabei müssen auch die Besonderheiten, die das Fernsehen oder der Hörfunk erwartet, berücksichtigt werden.

Von ganz besonderer Bedeutung sind die Bewältigung von Krisen und Konflikten. Hier ist ein professionelles Krisenkommunikationsmanagement gefragt. Es muss sich dabei nicht gleich um das Bahnhofsprojekt Stuttgart 21, die Elbphiharmonie in Hamburg oder den Großflughafen in Berlin handeln. Auch beispielsweise kleinere Forschungs-, Bau- und Umweltprojekte können einen großen Sturm der Entrüstung und Kritik auslösen. Oft sind es Missverständnisse und eine suboptimale Pressearbeit, die dazu führen.

In diesem Zusammenhang wird oft die kompetente Kommunikation mit den Auftraggebern, Stakeholdern und Investoren vergessen oder unterschätzt. Auch die qualifizierte interne Kommunikation in der Projektgruppe selbst oder dem Unternehmen fördert den Zusammenhalt und stärkt das Projekt.

Krisen kommen ohne Vorankündigung und meist zur Unzeit. Eines haben sie gemeinsam. Sie sorgen für Negativschlagzeilen. Besonders hier ist eine strategische Medienarbeit von besonderer Bedeutung. Nicht erst wenn Konfliktsituationen eingetreten sind und das Unternehmen im Rampenlicht steht, sollte der Krisen-Medienauftritt trainiert werden. Ziel ist es, das Unternehmen vor Imageschäden zu bewahren.

Erfolg ist kein Zufall und Medienarbeit erlernbar.

Darum ist auch dieser Teil fester Bestandteil des gemeinsamen Projektmanagement- und Kommunikationstrainings.

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